Outlook（アウトルック）の署名の設定方法｜作り方・自動挿入・複数の使い分けまで解説

Outlookで署名を設定すると、メール作成時に会社名・名前・連絡先などが自動で挿入されます。一度登録すれば毎回入力する手間がなくなり、入力ミスも防げます。

この記事では、新しいOutlookとクラシック版それぞれの署名設定手順を解説します。複数の署名を使い分ける方法や、画像・リンクを含むHTML署名の作り方、署名が反映されないときの対処法もまとめています。

お使いのOutlookが「新しいOutlook」と「クラシック版」のどちらかわからない場合は、新しいOutlookと従来版の違いをご確認ください。

コンテンツ

Outlookの署名とは？メールの末尾に自動で入る定型文
新しいOutlookで署名を作成・設定する手順
- 自動挿入を設定する
クラシック版Outlookで署名を作成・設定する手順
- クラシック版の署名はパソコンに保存される
新しいOutlookとクラシック版の違い【比較表】
署名を複数作って使い分ける方法
- 複数署名の作り方
- メール作成時に署名を切り替える
署名にロゴ画像・リンクを入れるHTML署名の作り方
署名が表示されない・反映されないときの対処法
スマホ版Outlookでの署名設定
よくある質問（FAQ）
まとめ
Outlookのこんな操作もまとめています

Outlookの署名とは？メールの末尾に自動で入る定型文

署名とは、メールの末尾に入れる差出人情報のひな形です。会社名・部署・氏名・電話番号・メールアドレスなどをまとめて登録しておき、メール作成時に自動で挿入できます。

ビジネスメールでは署名を入れるのが一般的なマナーとされています。手入力すると記載漏れや誤字が起きやすいため、あらかじめ登録しておくのがおすすめです。以下はビジネスでよく使われる署名の例です。自分の情報に置き換えてお使いください。

──────────────────────
株式会社サンプル　営業部
山田 太郎（やまだ たろう）
〒100-0000 東京都千代田区サンプル1-2-3
TEL：03-1234-5678 / FAX：03-1234-5679
Mail：yamada@example.com
──────────────────────

罫線（──）で囲むと、本文と署名が見分けやすくなります。4〜6行程度にまとめると読みやすい署名になります。

新しいOutlookで署名を作成・設定する手順

新しいOutlook（およびWeb版 Outlook）では、署名はクラウドに保存されます。一度登録すればどの端末からサインインしても同じ署名が使えるのが利点です。

画面右上の歯車アイコン（設定）をクリック
「アカウント」→「署名」を選択
「新しい署名」をクリックし、署名に名前を付ける（例：社外用）
編集ボックスに署名の内容を入力する（フォント・色・サイズの変更も可能）
「保存」をクリック

自動挿入を設定する

署名の設定画面の下部に「既定の署名の選択」欄があります。ここで「新しいメッセージ用」「返信/転送用」それぞれに使う署名を指定しておくと、メール作成時に自動で挿入されます。新規と返信で別の署名を使い分けることも可能です。

クラシック版Outlookで署名を作成・設定する手順

左上に「ファイル」タブが表示されるのがクラシック版です。会社のパソコンではこちらが多く使われています。

ファイル → オプションをクリック
左メニューの「メール」を選ぶ
「署名」ボタンをクリック
「新規作成」をクリックし、署名に名前を付ける（例：社外用）
下の編集ボックスに署名の内容を入力する
右上の「既定の署名の選択」で、新規メッセージ・返信/転送それぞれに使う署名を選ぶ
OKで保存

メール作成画面からメッセージタブ → 署名 → 署名と進んでも同じ画面が開きます。こちらのほうが素早くアクセスできます。

クラシック版の署名はパソコンに保存される

クラシック版の署名はそのパソコンの中だけに保存されます。パソコンを買い替えると署名は引き継がれず、スマホやWeb版からも利用できません。新しいOutlookに切り替えた場合も作り直しが必要です。

保存先はエクスプローラーのアドレス欄に次のパスを貼り付けると開けます。パソコン入れ替え前にこのフォルダーをバックアップしておくと安心です。

%appdata%\Microsoft\Signatures

新しいOutlookとクラシック版の違い【比較表】

署名の設定に関する主な違いを表にまとめました。

項目	新しいOutlook／Web版	クラシック版
設定の開き方	歯車アイコン → アカウント → 署名	ファイル → オプション → メール → 署名
署名の保存先	クラウド（Microsoftアカウント）	パソコン内のフォルダー
他の端末との同期	自動で同期される	同期されない（手動コピーが必要）
画像の挿入	ツールバーの画像アイコンから挿入	編集ボックスの画像アイコンから挿入
HTMLの直接編集	リッチテキストエディターのみ	署名ファイル（.htm）を直接編集可能

新しいOutlookへの切り替えを検討している方は、新しいOutlookと従来版の違いもあわせてご確認ください。アカウントの追加手順はOutlookにメールアカウントを追加する方法で解説しています。

署名を複数作って使い分ける方法

「社内向け」「社外向け」「個人用」など、用途別に複数の署名を登録しておくと便利です。

複数署名の作り方

署名の設定画面で「新しい署名」（クラシック版は「新規作成」）を繰り返し、それぞれ別の名前を付けて登録します。

メール作成時に署名を切り替える

メール作成画面で「署名」ボタン（またはメニュー）を開く
挿入したい署名を一覧から選ぶ

頻度の高いほうを既定に設定しておき、それ以外の宛先だけ手動で切り替えると手間が減ります。なお、宛先による自動切り替えはOutlookの標準機能にはありません。

問い合わせ窓口など共有メールボックスから返信する場合は、共有アドレス用の署名を別途作成し、差出人を切り替えたら署名も差し替える運用がおすすめです。詳しくはOutlookの共有メールボックスの使い方をご覧ください。

署名にロゴ画像・リンクを入れるHTML署名の作り方

署名には会社のロゴやWebサイトへのリンクを入れることもできます。メールの形式がHTML形式になっていることが前提です。テキスト形式では画像やリンクは反映されません。

画像（ロゴ）を挿入する手順

署名の編集画面で、ツールバーにある画像の挿入アイコンをクリック
パソコン内のロゴ画像ファイルを選択して挿入
必要に応じて画像のサイズを調整する

リンクを挿入する手順

リンクにしたいテキスト（例：会社名やURL）を選択する
ツールバーのリンク挿入アイコンをクリック
URLを入力して「OK」で確定する

画像を入れるときの注意点

相手の環境によっては表示されない場合があります。画像を自動で読み込まない設定の受信者には四角い枠だけが見えます
ファイルサイズはできるだけ小さくしてください。やり取りのたびに画像が送信されるため、大きい画像は相手のメールボックス容量を圧迫します
画像だけに連絡先を入れないでください。会社名や電話番号はテキストでも併記しましょう

迷ったらテキストのみの署名が最も確実です。相手を選ばず、レイアウトが崩れることもありません。

クラシック版では、%appdata%\Microsoft\Signaturesフォルダー内にある署名ファイル（.htm）をテキストエディターで直接編集すれば、より細かいHTMLカスタマイズも可能です。ただしHTMLの知識が必要になるため上級者向けの方法です。

署名が表示されない・反映されないときの対処法

署名に関するトラブルの代表的な原因と対処法を表にまとめました。

症状	原因	対処法
自動で署名が入らない	自動挿入が設定されていない	署名設定画面で「新規メッセージ」「返信/転送」に署名を割り当てる
古い署名が入る	別の署名が既定に設定されている	自動挿入の署名を選び直す
署名が保存できない・消える	保存ボタンの押し忘れ、またはプロファイル初期化	編集後に「保存」または「OK」を確実にクリック。クラシック版はフォルダーのバックアップも検討
レイアウトが崩れる・文字化けする	メールがテキスト形式になっている	書式設定タブで「HTML形式」に切り替える
返信のたびに署名が積み重なる	返信/転送にも署名が自動挿入されている	返信/転送用の署名を「なし」に設定する
新しいOutlookに切り替えたら署名が消えた	クラシック版の署名はクラウドに同期されない	新しいOutlookで署名を作り直す

罫線に全角の「─」を使うと、相手の環境で位置がずれることがあります。半角のハイフン（-）やイコール（=）を使うほうが崩れにくくなります。文字化けが解消しない場合はOutlookの文字化けを直す方法もご確認ください。

スマホ版Outlookでの署名設定

Outlookモバイルアプリの署名はパソコンとは別に管理されています。パソコンで設定してもスマホには反映されないため、個別に設定が必要です。

アプリ左上のプロフィールアイコンをタップ
左下の歯車アイコン（設定）をタップ
「署名」を開く
内容を入力して保存

初期状態では「Outlook for iOS から送信」「Outlook for Android から送信」のような文言が入っています。そのまま取引先に送ってしまうケースが多いため、早めにビジネス用の署名に書き換えておきましょう。スマホでは会社名・氏名・電話番号程度の短い署名にしておくと、画面を占領せず読みやすくなります。