Outlookの署名の設定方法｜複数署名の使い分け・自動挿入も解説
ビジネスメールでは、会社名・名前・連絡先などを記した署名を入れるのが一般的です。Outlookで署名を登録しておけば、メール作成時に自動で挿入でき、毎回入力する手間が省けます。
この記事では、新しいOutlook・Web版での署名の作成・設定方法から、用途で使い分ける複数署名、自動挿入の設定までわかりやすく解説します。
Outlookの署名とは？
署名とは、メールの末尾に入れる差出人情報のひな形です。会社名・部署・氏名・電話番号・メールアドレスなどをまとめて登録しておけます。
一度登録すれば、メール作成時に自動で挿入されるので、毎回手入力する必要がなくなります。
署名の設定方法（新しいOutlook・Web版）
新しいOutlookとWeb版は、ほぼ同じ手順で署名を設定できます。
- 画面右上の「設定」（歯車アイコン）をクリック
- 「アカウント」→「署名」を選択
- 「新しい署名」をクリックして、署名に名前を付ける（例：会社用）
- 編集ボックスに署名の内容を入力（フォント・色・サイズの変更も可能）
- 「保存」をクリック
これで署名が登録されました。
新規メール・返信に自動で署名を入れる
署名を毎回手動で入れるのは面倒です。自動挿入を設定しておきましょう。
署名の設定画面に、次の2つの選択肢があります。
| 設定項目 | 内容 |
|---|---|
| 新規メッセージ | 新しくメールを書くとき、自動で挿入する署名 |
| 返信／転送 | 返信・転送するとき、自動で挿入する署名 |
それぞれのドロップダウンで使いたい署名を選んでおけば、メール作成時に自動で挿入されます。新規と返信で別の署名を使い分けることもできます。
署名の入力例（コピーして使える）
ビジネスでよく使われる署名の例です。自分の情報に置き換えて使ってください。
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株式会社サンプル 営業部
山田 太郎（やまだ たろう）
〒100-0000 東京都千代田区サンプル1-2-3
TEL：03-1234-5678 / FAX：03-1234-5679
Mail：yamada@example.com
──────────────────────罫線（──）で囲むと、本文と署名が見分けやすくなります。
複数の署名を使い分ける
「社内向け」「社外向け」「個人用」など、用途別に複数の署名を作っておくと便利です。
複数署名の作り方
署名の設定画面で「新しい署名」を繰り返し、それぞれ別の名前で登録します。
メール作成時に署名を切り替える
- メール作成画面で「署名」のメニューを開く
- 挿入したい署名をドロップダウンから選ぶ
相手や用途に合わせて、その都度ふさわしい署名を選べます。
署名を編集・削除する
- 編集：設定 →「署名」で対象の署名を選び、内容を変更して保存
- 削除：署名の一覧で対象を選び、削除ボタンをクリック
署名が挿入されない・表示されないときの対処法
| 症状 | 原因 | 対処法 |
|---|---|---|
| 自動で署名が入らない | 自動挿入が設定されていない | 「新規メッセージ」「返信」に署名を割り当てる |
| 古い署名が入る | 別の署名が自動挿入に設定されている | 自動挿入の署名を選び直す |
| 署名が保存できない | 保存ボタンの押し忘れ | 編集後に必ず「保存」をクリック |
まとめ
Outlookの署名は、「設定 → アカウント → 署名」から簡単に作成できます。新規メールと返信に自動挿入を設定しておけば、毎回の入力が不要になり、メール作成がぐっと楽になります。
用途別に複数の署名を作っておくと、相手に合わせた使い分けもできます。Outlookの他の便利機能は、Outlookの基本的な使い方ガイドや、仕分けルールの設定方法もあわせてご覧ください。
