Outlook（アウトルック）の署名の設定方法｜作り方・自動挿入・複数の使い分けまで解説

ビジネスメールでは、会社名・名前・連絡先などを記した署名を入れるのが一般的です。Outlook（アウトルック）で署名を登録しておけば、メール作成時に自動で挿入でき、毎回入力する手間が省けます。

この記事では、新しいOutlook・Web版での署名の作成・設定方法から、用途で使い分ける複数署名、自動挿入の設定までわかりやすく解説します。

コンテンツ

Outlookの署名とは？
署名の設定方法（クラシック版Outlook）
- 【重要】クラシック版の署名はパソコンに保存されます
署名の設定方法（新しいOutlook・Web版）
新規メール・返信に自動で署名を入れる
署名の入力例（コピーして使える）
複数の署名を使い分ける
- 複数署名の作り方
- メール作成時に署名を切り替える
署名を編集・削除する
署名に画像・ロゴを入れる
スマホアプリで署名を設定する
よくあるトラブルと対処
共有メールボックス用の署名
署名が挿入されない・表示されないときの対処法
よくある質問（FAQ）
まとめ
Outlookのこんな操作もまとめています

Outlookの署名とは？

署名とは、メールの末尾に入れる差出人情報のひな形です。会社名・部署・氏名・電話番号・メールアドレスなどをまとめて登録しておけます。

一度登録すれば、メール作成時に自動で挿入されるので、毎回手入力する必要がなくなります。

まずご自身の画面を確認してください。Outlookには従来からのクラシック版と、新しく登場した新しいOutlookがあり、署名の設定場所がまったく違います。

見分け方	種類	設定場所
左上に「ファイル」タブがある	クラシック版	ファイル → オプション
右上に歯車アイコンがある	新しいOutlook・Web版	設定(歯車) → アカウント

署名の設定方法（クラシック版Outlook）

会社のパソコンで使われていることが多いのはこちらです。

ファイル → オプションをクリック
左メニューの「メール」を選ぶ
「署名」ボタンをクリック
「新規作成」で署名に名前を付ける（例：社外用）
下の編集ボックスに署名の内容を入力する
右上の「既定の署名の選択」で、新規メッセージ・返信/転送それぞれに使う署名を選ぶ
OKで保存

メール作成画面から メッセージタブ → 署名 → 署名 と進んでも同じ画面が開きます。こちらのほうが早く開けます。

【重要】クラシック版の署名はパソコンに保存されます

ここが新しいOutlookとの大きな違いです。クラシック版の署名は、そのパソコンの中だけに保存されます。

パソコンを買い替えると署名は引き継がれません
スマホやWeb版を開いても、その署名は出てきません
新しいOutlookに切り替えると作り直しが必要です

保存場所はエクスプローラーのアドレス欄に次を貼り付けると開けます。

%appdata%MicrosoftSignatures

このフォルダーの中身を新しいパソコンの同じ場所へコピーすれば、署名を移行できます。パソコンを入れ替える前に、このフォルダーをバックアップしておくと安心です。

署名の設定方法（新しいOutlook・Web版）

新しいOutlookとWeb版は、ほぼ同じ手順で署名を設定できます。

画面右上の「設定」（歯車アイコン）をクリック
「アカウント」→「署名」を選択
「新しい署名」をクリックして、署名に名前を付ける（例：会社用）
編集ボックスに署名の内容を入力（フォント・色・サイズの変更も可能）
「保存」をクリック

これで署名が登録されました。

新規メール・返信に自動で署名を入れる

署名を毎回手動で入れるのは面倒です。自動挿入を設定しておきましょう。

署名の設定画面に、次の2つの選択肢があります。

設定項目	内容
新規メッセージ	新しくメールを書くとき、自動で挿入する署名
返信／転送	返信・転送するとき、自動で挿入する署名

それぞれのドロップダウンで使いたい署名を選んでおけば、メール作成時に自動で挿入されます。新規と返信で別の署名を使い分けることもできます。

署名の入力例（コピーして使える）

ビジネスでよく使われる署名の例です。自分の情報に置き換えて使ってください。

──────────────────────
株式会社サンプル　営業部
山田 太郎（やまだ たろう）
〒100-0000 東京都千代田区サンプル1-2-3
TEL：03-1234-5678 / FAX：03-1234-5679
Mail：yamada@example.com
──────────────────────

罫線（──）で囲むと、本文と署名が見分けやすくなります。

複数の署名を使い分ける

「社内向け」「社外向け」「個人用」など、用途別に複数の署名を作っておくと便利です。

複数署名の作り方

署名の設定画面で「新しい署名」を繰り返し、それぞれ別の名前で登録します。

メール作成時に署名を切り替える

メール作成画面で「署名」のメニューを開く
挿入したい署名をドロップダウンから選ぶ

相手や用途に合わせて、その都度ふさわしい署名を選べます。

署名を編集・削除する

編集：設定 →「署名」で対象の署名を選び、内容を変更して保存
削除：署名の一覧で対象を選び、削除ボタンをクリック

署名に画像・ロゴを入れる

署名の編集ボックスにある画像の挿入アイコンから、会社のロゴやバナーを入れられます。

ただし、次の点に注意してください。

相手の環境によっては表示されません。画像を自動で読み込まない設定の人には、四角い枠だけが見えます
ファイルサイズを小さくする。やり取りのたびに送信されるため、大きい画像は相手の容量を圧迫します
画像だけに情報を入れない。会社名や電話番号は必ずテキストでも書いてください

迷ったらテキストのみの署名が最も確実です。相手を選ばず、崩れることもありません。

スマホアプリで署名を設定する

Outlookモバイルアプリの署名は、パソコンとは別に管理されています。パソコンで設定しても、スマホには反映されません。

アプリ左上のプロフィールアイコンをタップ
設定（歯車）→ 署名を開く
内容を入力して保存

初期状態では「Outlook for Android から送信」のような文言が入っています。そのまま取引先に送ってしまう事故がよく起きるので、早めに書き換えておきましょう。

スマホでは短めの署名（会社名・氏名・電話番号程度）にしておくと、画面を占領せず読みやすくなります。

よくあるトラブルと対処

返信のたびに署名が積み重なる

やり取りが続くと署名がいくつも並んでしまう場合、返信／転送用の署名を「なし」に設定すると解決します。

実務では新規メールだけ署名を自動挿入し、返信では手動で入れる運用が扱いやすいでしょう。返信時は メッセージタブ → 署名 から選べば必要なときだけ挿入できます。

署名のレイアウトが崩れる・文字化けする

メールの形式が「テキスト形式」になっていると、色・フォント・画像はすべて失われます。罫線の位置がずれるのもこれが原因です。

作成画面の書式設定タブで「HTML形式」になっているか確認してください。

なお、罫線に全角の「─」を使うと、相手の環境で位置がずれることがあります。半角のハイフンやイコールを使うほうが崩れにくくなります。

署名が保存されない・消える

次を確認してください。

編集後に「保存」または「OK」を押したか（入力しただけでは保存されません）
会社のパソコンでプロファイルが初期化されていないか（クラシック版の署名はパソコン内にあるため、初期化で消えます）
新しいOutlookに切り替わっていないか（署名の保存場所が変わります）

共有メールボックス用の署名

問い合わせ窓口など共有のアドレスから返信するとき、個人の署名のまま送ってしまう事故がよく起きます。

共有アドレス用の署名を別途作っておき、差出人を切り替えたら署名も差し替える習慣にしてください。

署名が挿入されない・表示されないときの対処法

症状	原因	対処法
自動で署名が入らない	自動挿入が設定されていない	「新規メッセージ」「返信」に署名を割り当てる
古い署名が入る	別の署名が自動挿入に設定されている	自動挿入の署名を選び直す
署名が保存できない	保存ボタンの押し忘れ	編集後に必ず「保存」をクリック