Outlookにメールアカウントを追加する方法｜新しいOutlookとクラシックで手順が違う
会社のメールと個人のメールを1つの画面で見たい。PCを入れ替えてメールが入っていない。部署異動で新しいアドレスが増えた——Outlookにアカウントを追加する場面は、意外と頻繁にやってきます。
ただしここで多くの人がつまずきます。いま使っているOutlookが「新しいOutlook」か「クラシックOutlook」かで、メニューの場所がまったく違うからです。
最初に確認｜あなたのOutlookはどちらか
手順に入る前に、ここを間違えると探しても見つかりません。
| 新しいOutlook | クラシックOutlook | |
|---|---|---|
| 見分け方 | 右上に「新しいOutlook」のトグルがある | トグルがない／オフになっている |
| 追加場所 | 設定 →アカウント | ファイル →アカウントの追加 |
| 見た目 | Web版に近い | 従来のリボン表示 |
両者の違いや切り替え方は新しいOutlookと従来版の違いで解説しています。
新しいOutlookで追加する
- 「表示」タブから「設定の表示」を選ぶ（または「ファイル」タブから「アカウント情報」）
- 「アカウント」→「アカウント」と進む
- 「Emailアカウント」の欄で「アカウントの追加」をクリック
- 追加したいメールアドレスを入力して続行
- 画面の指示に従ってパスワードを入力
なおフォルダー一覧の下部にある「アカウントの追加」からも同じ操作ができます。こちらのほうが早い場合もあります。
クラシックOutlookで追加する
従来版はもっと単純です。
- 「ファイル」タブを開く
- 「アカウントの追加」を選ぶ
- メールアドレスを入力して「接続」をクリック
- パスワードを入力して完了
最初の1つ目でも、2つ目以降でも手順は同じです。「アカウント設定」の奥まで潜る必要はありません。
追加できるアカウントの種類
Outlookは自社のサービス以外にも対応しています。
- Outlook.com / Hotmail.com——Microsoftアカウント
- 職場または学校のアカウント——Microsoft 365で使うもの
- Exchange——社内メールサーバー
- Gmail
- Yahoo!
- iCloud
- IMAPで接続するその他のプロバイダー
プロバイダーのメールも、IMAPに対応していれば追加できます。
つまずきやすい点｜Gmailなどは「アプリパスワード」が要ることがある
ここが最大の関門です。
Microsoft公式も、Gmail・Yahoo・iCloudなど一部のプロバイダーでは、プロバイダー側のWebサイトでいくつかの設定変更が必要になると案内しています。
アプリパスワードとは
普段ログインに使っているパスワードとは別に発行する、アプリ専用のパスワードです。
二段階認証を有効にしていると、通常のパスワードだけでは外部アプリから接続できません。そのためプロバイダーのサイトでアプリパスワードを生成し、それをOutlookに入力する必要があります。
「パスワードは合っているのに弾かれる」という症状のほとんどはこれです。パスワードを打ち直しても解決しません。
どこで発行するか
Outlookの中ではなく、各プロバイダーのアカウント管理画面で発行します。Googleなら Googleアカウントのセキュリティ設定、Appleなら Apple ID の管理ページです。
会社のアカウントを追加する場合
Microsoft 365やExchangeの職場アカウントは、メールアドレスとパスワードだけで自動設定されることがほとんどです。サーバー名やポート番号を手入力する必要はありません。
ただし会社によっては制限がかかっています。
- 多要素認証——スマートフォンでの承認を求められる
- デバイスの登録——管理対象のPCでないと接続できない設定
- そもそも追加が禁止——情報システム部門のポリシーで制限されている場合がある
会社PCで弾かれる場合、設定の問題ではなくポリシーの可能性があります。何度も試す前に情報システム部門に確認してください。
追加できないときの確認
| 症状 | 確認すること |
|---|---|
| パスワードが通らない | アプリパスワードが必要なプロバイダーではないか |
| 設定画面が見つからない | 新しいOutlookとクラシックを取り違えていないか |
| 途中で止まる | 会社のポリシーで制限されていないか |
| 追加できたが受信しない | 受信できないときの対処を確認 |
パスワードを忘れている場合は、打ち直しを繰り返さず各サービスのサインインヘルパーで再設定してください。試行回数が多いとロックがかかることがあります。
追加した後｜使い分けを整える
アカウントが増えると、今度はどのアドレスから送るかが問題になります。
- 既定の送信元を決める——意図しないアドレスからの送信を防ぐ
- 署名をアカウントごとに設定する——署名の設定方法
- 受信トレイを分ける——混在させない
複数アカウントの運用はOutlookで複数アカウントを管理する方法にまとめています。
会社のアドレスで私用メールを送ってしまう事故は、追加直後に起きがちです。最初に送信元の既定を確認しておくことをおすすめします。
よくある質問
Q. アカウントの追加はどこから行いますか？
新しいOutlookは「設定」→「アカウント」→「アカウントの追加」、クラシックOutlookは「ファイル」→「アカウントの追加」です。使っているバージョンで場所が違います。
Q. Gmailを追加できますか？
できます。ただしアプリパスワードの発行が必要な場合があります。通常のパスワードで弾かれるときは、Googleアカウントのセキュリティ設定でアプリパスワードを作成してください。
Q. パスワードは合っているのに追加できません
アプリパスワードが必要なケースがほとんどです。二段階認証を有効にしていると、通常のパスワードでは外部アプリから接続できません。
Q. 会社のメールが追加できません
会社のポリシーで制限されている可能性があります。多要素認証やデバイス登録が必要な場合もあるため、情報システム部門に確認してください。
Q. アカウントは何個まで追加できますか？
実用上は複数追加できますが、増やすほど動作が重くなることがあります。使わないアカウントは削除しておくほうが快適です。
Q. 追加したアカウントのメールはPCに保存されますか？
接続方式によって変わります。バックアップについてはOutlookのデータをバックアップする方法をご覧ください。
まとめ
- 新しいOutlookとクラシックで手順が違う。まずどちらかを確認する
- 新しいOutlook——「設定」→「アカウント」→「アカウントの追加」（フォルダー一覧の下部からも可）
- クラシックOutlook——「ファイル」→「アカウントの追加」。1つ目でも2つ目以降でも同じ
- Outlook.com・職場/学校・Exchange・Gmail・Yahoo!・iCloud・IMAPに対応
- Gmailなどは「アプリパスワード」が必要な場合がある。「パスワードが合っているのに弾かれる」原因のほとんどがこれ
- 会社PCで弾かれるのはポリシーの可能性。試行を繰り返す前に情報システム部門へ
- 追加後は既定の送信元と署名を先に整える
参考・出典
- Outlook for Windows にメール アカウントを追加する｜Microsoft サポート――新しいOutlookでの手順（「表示」タブ→「設定の表示」→「アカウント」→「Emailアカウント」→「アカウントの追加」）、クラシックOutlookでの手順（「ファイル」→「アカウントの追加」→「接続」）、対応するアカウントの種類、Gmail・Yahoo・iCloudでプロバイダー側の設定変更やアプリパスワードが必要になること
