Wordの差し込み印刷のやり方｜Excelの宛名で案内状・ラベルを作成

同じ案内状を100人に送るとき、宛名を1枚ずつ手入力するのは大変です。Wordの差し込み印刷を使えば、Excelの住所録から宛名を自動で差し込んで一括作成できます。年賀状・案内状・宛名ラベルなどに大活躍する機能です。

この記事では、Wordの差し込み印刷のやり方を、Excelデータの準備から印刷まで手順付きで解説します。

差し込み印刷とは？

差し込み印刷は、Wordの文書（ひな形）にExcelのデータを差し込んで、宛名違いの文書を一括で作る機能です。1つのひな形から、宛名や住所だけが違う何百枚もの文書を一気に作れます。

STEP1：Excelで住所録（データ）を準備する

まず、差し込むデータをExcelで用意します。1行目に項目名を入れるのがポイントです。

郵便番号	住所	会社名	氏名
100-0001	東京都千代田区…	株式会社A	山田 太郎
200-0002	神奈川県横浜市…	株式会社B	佐藤 花子

このように、1行目を見出し（郵便番号・住所・氏名など）にして、2行目以降にデータを入力します。作成したら保存しておきます。

STEP2：Wordでひな形を作り、データを読み込む

1. Wordで案内状などのひな形を作る
2. 「差し込み文書」タブをクリック
3. 「宛先の選択」→「既存のリストを使用」を選ぶ
4. STEP1で作ったExcelファイルを選択する
5. シートを選んで「OK」

STEP3：差し込みフィールドを配置する

宛名や住所を入れたい場所に、データの項目を差し込みます。

1. 宛名を入れたい位置にカーソルを置く
2. 「差し込み文書」タブの「差し込みフィールドの挿入」をクリック
3. 「氏名」「住所」など、入れたい項目を選ぶ

すると、文書に «氏名» «住所» のようにフィールドが挿入されます。これが、実際のデータに置き換わります。

STEP4：プレビューで確認して印刷する

1. 「結果のプレビュー」をクリックすると、実際のデータが入った状態が見られる
2. 矢印で次の宛先に切り替えて確認する
3. 問題なければ「完了と差し込み」→「文書の印刷」で一括印刷

「個々のドキュメントの編集」を選ぶと、全員分を1つのWord文書として書き出すこともできます。

宛名ラベルを作る場合

1. 「差し込み文書」タブ →「差し込み印刷の開始」→「ラベル」を選ぶ
2. 使うラベルシールの製造元・製品番号を選ぶ（市販のラベル用紙の箱に記載）
3. 宛先（Excel）を選び、差し込みフィールドを配置
4. プレビューで確認して印刷

市販のラベルシールは、製品番号を選ぶだけでサイズがぴったり合うので、宛名ラベル作成がとても簡単です。

差し込み印刷がうまくいかない時の対処法

症状	原因・対処法
データが差し込まれない	Excelの1行目が項目名になっているか確認
郵便番号の0が消える	Excelでその列を「文字列」にしておく
全員同じ宛名になる	「結果のプレビュー」で確認・「次のレコード」を確認
住所が途中で切れる	Excelのセルにデータが正しく入っているか確認

まとめ

Wordの差し込み印刷は、Excelで住所録を用意 → Wordで読み込み → フィールドを配置 → 印刷の4ステップで、宛名違いの文書を一括作成できます。案内状・年賀状・宛名ラベルに大活躍します。

Wordの他の機能は、Wordの使い方ガイドもあわせてご覧ください。