Outlookの仕分けルールの設定方法｜メールを自動でフォルダ振り分け
受信トレイにメールが溜まって、大事なメールを見落とした経験はありませんか。Outlookの仕分けルールを使えば、「特定の相手からのメールを自動でフォルダに振り分ける」といった整理を自動化できます。
この記事では、新しいOutlook・Web版での仕分けルールの作り方から、条件・アクションの設定、ルールの編集・削除・優先順位までわかりやすく解説します。
仕分けルールとは？
仕分けルールは、受信したメールを条件に応じて自動で処理する機能です。例えば次のようなことができます。
- 特定の送信者からのメールを指定フォルダに移動する
- 件名に特定の言葉が含まれるメールを分類する
- 重要なメールに自動でフラグを付ける
- 不要なメールを自動で削除する
ルールには「名前・条件・アクション」の3つが必要です。「どんなメールを（条件）」「どうするか（アクション）」を決める、と考えると分かりやすいです。
仕分けルールの作り方（新しいOutlook）
方法1：メールから素早く作る
- ルールの対象にしたいメールを右クリック
- 「ルール」→「ルールの作成」を選ぶ
- 移動先のフォルダを指定する
- 「OK」をクリック
「この送信者からのメールは、いつもこのフォルダへ」という設定を素早く作れます。
方法2：設定から詳しく作る
- 画面右上の「設定」（歯車アイコン）をクリック
- 「メール」→「ルール」を選ぶ
- 「新しいルールの追加」をクリック
- ルール名・条件・アクションを設定する
- 「保存」をクリック
条件の種類（どんなメールを対象にするか）
| 条件 | 例 |
|---|---|
| 差出人（送信者） | 特定の人・会社からのメール |
| 宛先・CC | 自分が宛先／CCに入っているメール |
| 件名に含む言葉 | 件名に「請求書」が入っているメール |
| 本文に含む言葉 | 本文に特定のキーワードがあるメール |
| 重要度 | 重要度が「高」のメール |
アクションの種類（メールをどうするか）
| アクション | 内容 |
|---|---|
| フォルダーに移動 | 指定したフォルダに振り分ける |
| フラグを付ける | 後で対応するメールに目印を付ける |
| 分類項目を割り当て | 色分けで分類する |
| 転送する | 別のアドレスに転送する |
| 削除する | 不要なメールを自動削除する |
| 既読にする | 自動で開封済みにする |
仕分けルールの作成例
例：取引先からのメールを「取引先」フォルダに自動で振り分ける
- 設定 → メール → ルール →「新しいルールの追加」
- ルール名：「取引先メール」
- 条件：差出人が「torihiki@example.com」
- アクション：フォルダー「取引先」に移動
- 保存
これで、その取引先からのメールは自動的に「取引先」フォルダに入るようになります。
ルールの編集・削除・無効化
| 操作 | 方法 |
|---|---|
| 編集 | 設定 → メール → ルールで、対象ルールを選んで内容を変更 |
| 削除 | ルールの一覧で削除ボタン（ゴミ箱）をクリック |
| 一時的に止める | ルール名の横のトグルをオフにする（削除せず無効化） |
「今は使わないけど後で使うかも」というルールは、削除せずトグルでオフにしておけます。
ルールの優先順位（適用される順番）
複数のルールがある場合、一覧の上から順に適用されます。ルールをドラッグするか上下ボタンで、順番を入れ替えられます。
また「以降のルールは処理しない」をオンにすると、1つのメールが複数の条件に当てはまっても、最初のルールだけが適用されます。意図しない二重処理を防げます。
よくある質問
ルールが動かない
ルールのトグルがオフになっていないか、条件が正しいか確認してください。また、すでに受信済みのメールには自動適用されないため、過去のメールには手動でルールを実行します。
振り分け先のフォルダがない
先にフォルダを作成しておく必要があります。フォルダ一覧を右クリック →「新しいフォルダー」で作成できます。
まとめ
Outlookの仕分けルールを使えば、受信メールを自動で整理でき、大事なメールの見落としを防げます。まずは「特定の相手からのメールをフォルダに振り分ける」シンプルなルールから始めてみてください。
受信メールを別のアドレスに送りたい場合は、Outlookでメールを自動転送する方法もあわせてご覧ください。Outlookの基本はOutlookの使い方ガイドで解説しています。
