OutlookのCopilot活用術｜メール作成・スレッド要約・コーチングを日本語で指示する方法【プロンプト例つき】

「メールの返信文を毎回一から書くのが面倒」「長いメールスレッドの要点だけ素早く知りたい」——OutlookのCopilotは、日本語で話しかけるだけでメール作成・スレッド要約・返信案生成・メール品質の改善提案まで自動でやってくれる機能です。

この記事では、使い始める前のライセンス確認・3つの起動場所・実際に使えるプロンプト例・競合記事があまり触れていないコーチング機能・うまく動かない場合の対処法まで、初心者向けにわかりやすく解説します。

OutlookのCopilotとは

OutlookのCopilotは、Microsoft 365に組み込まれたAIアシスタントです。Outlook上で指示を入力するだけで、以下のような作業を自動で行ってくれます。

• 件名・要点を伝えるだけでビジネスメールを一から下書きする
• 長いメールスレッド（やり取りの連鎖）を数行に要約する
• 受け取ったメールへの返信案を自動生成する
• 書いたメールを分析して「トーン・明確さ・感情への配慮」を改善提案する（コーチング）
• 参加者の空き時間をカレンダーから自動検出して会議をスケジュールする

【重要】ライセンスと使える機能の違い

OutlookのCopilotは、ライセンスによって使える機能が異なります。この点を理解していないと「機能が少ない」と感じる原因になります。

プラン	使える主な機能
Microsoft 365 Personal/Family（月額1,490円〜）	メール下書き（Draft with Copilot）・スレッド要約・コーチング
Microsoft 365 Copilot（法人・月額約4,497円/ユーザー）	上記に加え、スケジュール自動調整・Copilotサイドパネルの高度な機能・セキュリティ保護
Microsoft 365 無料版	× Copilot機能は使えない
Outlook 2021/2019（買い切り版）	× Copilot機能は使えない

Copilotの3つの起動場所と使い分け

OutlookのCopilotは、使いたい機能によって起動する場所が3つあります。

起動場所	操作方法	向いている機能
① 新規メール作成画面のCopilotボタン	「新しいメール」を開き、ツールバーの「Copilotで下書き」をクリック	メールのゼロから下書き作成
② 受信メール画面のCopilotボタン	メールを開いた状態で上部の「Copilot」または「要約」ボタンをクリック	スレッド要約・返信案生成・コーチング
③ サイドパネルのCopilotチャット	リボンメニューの「Copilot」ボタンをクリックして右側にパネルを表示	自由な質問・複数メールにまたがる情報確認・スケジュール調整

活用例①：メールの新規作成（ドラフト生成）

「新しいメール」画面でCopilotを起動し、要点を伝えるだけで本文を生成してくれます。

使い方の手順

1. 「新しいメール」を開く
2. 本文エリア上部の「Copilotで下書き」をクリック
3. 「何についてのメールか」「トーン」「長さ」を入力フォームで指定
4. 生成ボタンをクリック → 本文が自動入力される
5. 内容を確認して必要な箇所を手動修正して送信

使えるプロンプト例

場面	プロンプト例
取引先への納期延長依頼	「○○株式会社の田中様への納期延長のお願いメールを書いて。当初7月31日→8月15日に変更をお願いしたい。理由は原材料調達の遅延。丁寧な謝罪と代替案（進捗報告の頻度を上げる）を含めて」
社内へのシステム障害連絡	「全社員向けに社内システム障害のお知らせメールを書いて。内容：受注管理システムが7月17日10:00〜12:00に停止予定。影響：受注入力・在庫確認ができない。代替：電話・FAXで対応。300字以内・簡潔に」
セミナー参加のお礼と次回アポ	「昨日参加したセミナーの講師・鈴木様へのお礼メールを書いて。特に印象に残った話（DX戦略の部分）を具体的に触れて、30分の個別相談のお時間をいただけないか打診する内容で」
カジュアルなプロジェクト進捗連絡	「プロジェクトメンバーへの週次進捗連絡メールを書いて。トーンはカジュアルに。今週完了：要件定義。来週予定：設計レビュー。課題：A社の確認待ち」

活用例②：メールスレッドの要約

長いやり取りが続いているメールスレッドを開いたとき、Copilotが「これまでの経緯・結論・次のアクション」をまとめてくれます。

使い方の手順

1. 要約したいメールスレッドを開く
2. メール上部の「このスレッドを要約する」ボタンをクリック（またはサイドパネルから指示）
3. スレッド全体の要約が自動表示される

使えるプロンプト例（サイドパネルから）

やりたいこと	プロンプト例
スレッドの要点を知りたい	「このメールスレッドの経緯と最終的な結論・決定事項を教えて」
自分がやるべきことを確認したい	「このスレッドの中で私（山田）に依頼されているアクションと期限を教えて」
未解決の問題を確認したい	「このスレッドでまだ解決していない課題や未確認の事項はどれ？」
スレッドの最新状況だけ知りたい	「この長いやり取りの中で、最後に決まったことだけを1〜2行で教えて」

活用例③：返信メールの自動生成

受け取ったメールを開いたまま「こういう内容で返信して」と指示するだけで、相手のメール内容を踏まえた返信案を作ってくれます。

使えるプロンプト例

場面	プロンプト例
会議の依頼を承諾する返信	「会議の招待を承諾する返信を書いて。7月25日14:00のMTGに参加することを伝えて、事前に確認したい資料があれば送ってほしいと一言添えて」
見積もりへの検討中の返信	「見積書受領のお礼と、社内で検討中のためもう1週間時間をいただきたい旨を丁寧に伝える返信を書いて」
クレームへの対応返信	「お客様からのクレームメールへの返信を書いて。まず誠実にお詫びし、原因調査中であること、○○日中に調査結果をご報告することを伝えて。感情的にならず冷静なトーンで」
質問への回答返信	「製品の価格についての問い合わせへの返信を書いて。基本価格は月額50,000円（10ユーザーまで）であることを伝え、詳細は個別相談に案内して」

活用例④：コーチング（メール品質の改善提案）

これは他のCopilot記事ではほとんど紹介されていない機能ですが、非常に実用的です。Copilotが送る前のメールを分析して、「トーン（口調）・明確さ・感情への配慮」の3つの観点で改善点を具体的に提案してくれます。

コーチング機能の使い方

1. 返信または新規メールを書き終える
2. ツールバーの「Copilot」→「コーチング（Coaching by Copilot）」をクリック
3. Copilotが「トーン・明確さ・感情への配慮」について具体的な改善提案を表示する
4. 提案を参考に文章を修正してから送信する

コーチングで提案される内容の例

評価軸	指摘例	改善の方向性
トーン（口調）	「この文章は少し強い口調に聞こえる可能性があります」	より丁寧・中立的な表現に書き換え
明確さ	「依頼内容が抽象的です。具体的な期日や担当者を明示してみましょう」	数値・日付・固有名詞を追加
感情への配慮	「相手が否定されたと感じる可能性があります。前向きな言い回しに変えてみましょう」	批判的な表現を建設的に変換

活用例⑤：スケジュール調整（法人向けライセンス向け）

Microsoft 365 Copilot（法人）をお使いの場合、Copilotがカレンダーを参照して参加者全員が空いている時間を自動で見つけ、会議を設定してくれます。

使えるプロンプト例

やりたいこと	プロンプト例
来週の会議を設定したい	「田中さんと鈴木さんの来週の予定を確認して、2人が参加できる30分のミーティングを設定して」
会議の候補日を提案してほしい	「山田・佐藤・中村の3人が揃って参加できる1時間の会議の候補を来週中で3つ教えて」
フォーカスタイムを確保したい	「来週月曜日の午前中に2時間の集中作業時間をカレンダーにブロックして」

Copilotが得意なこと・苦手なこと

得意なこと	苦手なこと・注意が必要なこと
ビジネスメールの下書き・骨格作成	固有名詞・製品名・価格など正確な数値の生成（必ず確認）
長いスレッドの要点抽出・要約	添付ファイルの内容の自動参照（ファイル種類・設定に依存）
書いたメールのトーン・明確さの改善提案	機密性の高いメールへの適用（社内ポリシーを確認してから使う）
返信案の自動生成	社外の相手のカレンダー参照（社外ユーザーとのスケジュール調整は不可）
カレンダーを参照した社内スケジュール調整	感情的なニュアンスや行間を完全に読み取ること（最終確認は必ず人間で）

うまく動かない場合のチェックリスト

症状	確認・対処
Copilotボタンが表示されない	①Microsoft 365の対象ライセンスか確認 ②Outlookを最新版にアップデート ③Officeにサインインしているか確認
「コーチング」ボタンが表示されない	メール本文を書いた状態でツールバーのCopilotアイコンを右クリックして確認。最新版にアップデートしていない場合は表示されないことがある
スレッド要約ボタンが出ない	メールが1通だけの場合は表示されない。複数のやり取りがあるスレッドを開いて確認する
スケジュール調整が使えない	法人向けMicrosoft 365 Copilotライセンスが必要。個人向けMicrosoft 365 Personal/Familyでは非対応
生成されるメールが英語になる	プロンプトに「日本語で」と明記する。または「日本語のビジネスメールとして」と条件を加える

OutlookのCopilotは、メール対応の時間を大幅に短縮できるツールです。特に「スレッド要約」と「コーチング機能」は、導入してすぐに効果を感じやすい機能です。まずは受信した長いメールスレッドを開いて「このスレッドを要約して」と試してみるところから始めてみましょう。