Outlookでメールを自動転送する方法｜できない時の原因と対処も解説
「会社のメールを自分のスマホにも届くようにしたい」「担当外のメールを別の人に回したい」——そんなときに便利なのが、Outlookの自動転送機能です。受信したメールを、自動で別のアドレスに送れます。
この記事では、新しいOutlook・Web版でメールを自動転送する方法と、転送できないときの原因と対処法をわかりやすく解説します。
Outlookの自動転送とは？
自動転送は、受信したメールを自動で別のメールアドレスに送る機能です。次のような使い方ができます。
- 会社のメールを個人のアドレスにも届くようにする
- 特定の相手からのメールだけを担当者に転送する
- 外出中のメールをスマホで受け取る
Outlookの自動転送は、仕分けルールの「転送」アクションを使って設定します。
すべてのメールを自動転送する方法
届いたメールをすべて転送する場合は、転送専用の設定を使います（新しいOutlook・Web版）。
- 画面右上の「設定」（歯車アイコン）をクリック
- 「メール」→「転送」を選ぶ
- 「転送を有効にする」にチェック
- 転送先のメールアドレスを入力
- 必要なら「転送したメッセージのコピーを保持する」にチェック
- 「保存」をクリック
「コピーを保持する」をオンにしておくと、転送しても元のメールがOutlookに残ります。基本はオンがおすすめです。
特定のメールだけ自動転送する方法（ルール）
「特定の相手からのメールだけ転送したい」場合は、仕分けルールで条件を指定します。
- 「設定」→「メール」→「ルール」を開く
- 「新しいルールの追加」をクリック
- ルール名を入力（例：「○○さん転送」）
- 条件で「差出人」を選び、転送したい相手のアドレスを指定
- アクションで「転送する」を選び、転送先アドレスを入力
- 「保存」をクリック
これで、その相手からのメールだけが自動で転送されます。ルールの詳しい使い方はOutlookの仕分けルールの設定方法で解説しています。
「転送」と「リダイレクト」の違い
| 種類 | 送信者の表示 | 用途 |
|---|---|---|
| 転送（Forward） | 自分が送信者として送られる | 普通の転送 |
| リダイレクト（Redirect） | 元の送信者の情報が保たれる | 担当者に回して返信してもらう |
転送先の人がそのまま元の送信者に返信したい場合は、リダイレクトが便利です。ルールのアクションで選べます。
自動転送ができない時の原因と対処法
| 症状 | 原因 | 対処法 |
|---|---|---|
| 転送設定の項目がない | 会社の管理者が機能を制限している | システム管理者に確認する |
| 転送されない | 転送が有効になっていない | 「転送を有効にする」のチェックを確認 |
| 一部しか転送されない | ルールの条件が限定的 | 条件を見直す |
| 過去のメールが転送されない | 自動転送は受信後のメールが対象 | 過去分は手動で転送する |
| 転送先で迷惑メール扱い | 転送メールがフィルタに引っかかる | 転送先で受信許可を設定する |
特に会社のアカウントでは、セキュリティ上の理由で外部への自動転送が禁止されていることがあります。設定項目が見つからない場合は、社内のシステム管理者に確認しましょう。
自動転送を使うときの注意点
- 会社のメールを個人アドレスに転送すると、情報漏洩のリスクになる場合があります。社内ルールを確認しましょう
- 転送が無限ループしないよう、転送先で再転送の設定をしないよう注意
- 不要になったら転送設定を必ずオフにする
まとめ
Outlookの自動転送は、「設定 → メール → 転送」からすべてのメールを転送でき、特定のメールだけなら仕分けルールの転送アクションで設定できます。
会社のアカウントでは制限されていることもあるので、設定できないときは管理者に確認してください。Outlookの他の機能は、Outlookの使い方ガイドや不在通知（自動応答）の設定方法もあわせてご覧ください。
