Outlookの不在通知（自動応答）の設定方法｜期間指定・組織外への返信も
休暇や出張でメールに返信できないとき、相手を待たせないために便利なのが不在通知（自動応答）です。設定しておけば、届いたメールに「不在のため○日に対応します」と自動で返信してくれます。
この記事では、新しいOutlook・Web版での不在通知の設定方法、期間の指定、社内・社外で別のメッセージを送る方法を、例文付きでわかりやすく解説します。
不在通知（自動応答）とは？
不在通知は、自分宛てに届いたメールに対してあらかじめ用意した文面を自動で返信する機能です。「自動応答」「自動返信」「不在時の返信」とも呼ばれます。
休暇・出張・研修などですぐに返信できないことを相手に知らせるのに使います。設定した内容はクラウド（サーバー）側で動くため、パソコンを閉じていても自動で返信されます。
不在通知の設定方法（新しいOutlook・Web版）
- 画面右上の「設定」（歯車アイコン）をクリック
- 検索枠に「自動」と入力し、「自動応答」を選ぶ
- 「自動応答をオンにする」をオンにする
- 返信メッセージを入力する
- 「保存」をクリック
これで、メールが届くと自動で返信されるようになります。
期間を指定して自動応答する
「この期間だけ自動応答したい」という場合は、期間を指定できます。
- 自動応答の設定画面で「この期間に限り応答を送信する」にチェック
- 開始日時と終了日時を設定
- 「保存」をクリック
期間を指定すると、終了日時になると自動で応答がオフになります。休暇明けに切り忘れる心配がないので、こちらがおすすめです。
期間を指定しない場合は、自分で「自動応答をオフ」にするまで動き続けます。
社内・社外で別のメッセージを送る
会社のアカウント（Microsoft 365）では、組織内（社内）と組織外（社外）で別の文面を設定できます。
- 組織内：詳しい状況や代理の担当者を伝える
- 組織外：取引先向けに最低限の丁寧な内容にする
自動応答の設定画面で「組織外に返信を送信する」にチェックを入れ、社外向けのメッセージを入力します。社内外で内容を分けることで、相手に応じた適切な対応ができます。
不在通知の例文（コピーして使える）
社外向けの例文
平素より大変お世話になっております。
誠に勝手ながら、●月●日（●）まで休暇をいただいております。
この間に頂戴したメールへの返信は、●月●日（●）以降に順次対応いたします。
お急ぎの場合は、下記までご連絡いただけますと幸いです。
担当：○○（メールアドレス／電話番号）
ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。社内向けの例文
お疲れさまです。
●月●日まで休暇を取得しております。
急ぎの用件は△△さん（内線○○）までお願いします。
戻り次第、順次対応いたします。自動応答を解除（オフに）する
期間指定をしていない場合は、手動でオフにします。
- 「設定」→「自動応答」を開く
- 「自動応答をオン」のスイッチをオフにする
- 「保存」をクリック
なお、自動応答がオンの間は、画面上部に通知バーが表示されることが多いので、切り忘れに気づきやすくなっています。
よくある質問
自動応答の項目が見つからない
自動応答はMicrosoft 365（Exchange）アカウント向けの機能です。個人向けのOutlook.comアカウントでは、設定画面の場所や名称が少し異なる場合があります。
同じ人に何度も自動返信される？
通常、自動応答は同じ相手には1回だけ返信される仕組みになっています（環境によります）。何度も送られて迷惑をかける心配は基本的にありません。
まとめ
Outlookの不在通知は、「設定 → 自動応答」から簡単に設定できます。期間を指定しておけば、休暇明けに自動でオフになるので切り忘れも防げます。社内・社外で文面を分けると、より丁寧な対応ができます。
休暇前にはぜひ設定しておきましょう。Outlookの他の機能は、Outlookの使い方ガイドや署名の設定方法もあわせてご覧ください。
