Outlookのタスク機能の使い方｜メールからタスク作成・Microsoft To Doとの連携・期限管理

「返信しなければいけないメールを覚えておく」「やることをメモしておく」——これらをOutlookのタスク機能とMicrosoft To Doでまとめて管理できます。

この記事では、Outlookでのタスク作成・期限管理・メールのフラグでタスク化する方法・Microsoft To Doとの連携を解説します。

OutlookのタスクとMicrosoft To Doの関係

現在のOutlookのタスク機能はMicrosoft To Doと統合されています。Outlookでタスクを作成するとMicrosoft To DoのWebアプリ・スマートフォンアプリにも同期され、外出先でも確認・更新できます。

機能	Outlook上	Microsoft To Do上
タスクの作成・編集	○	○
期限・リマインダーの設定	○	○
フラグ付きメールの表示	○（「フラグを設定したメール」リスト）	○（「フラグを設定したメール」リスト）
スマートフォンからの確認	△（Outlookモバイルアプリ）	○（To Doアプリ）

タスクを新規作成する

新しいOutlook・Web版の場合

1. 左のナビゲーションバーで「To Do」（チェックマークのアイコン）をクリックする
2. 「タスクの追加」入力欄にタスク名を入力してEnterを押す
3. 作成されたタスクをクリックして期限・リマインダー・優先度・メモを追加できる

従来のOutlookデスクトップ版（2019/2021）の場合

1. 左のナビゲーションバー下部の「タスク」（チェックマークのアイコン）をクリックするか、Ctrl+Shift+Kを押す
2. 「新しいタスク」ボタンをクリックする
3. 件名・期限・開始日・優先度・本文メモを入力して「保存して閉じる」をクリックする

タスクに設定できる情報

項目	内容
件名（タスク名）	タスクの内容を入力する
期限日	完了させる日付を設定する
リマインダー	指定した日時にアラートを表示する
優先度	高・標準・低から選択する
繰り返し	毎日・毎週・毎月など定期タスクを設定できる
メモ	タスクの詳細・手順などを自由記述できる

メールにフラグを付けてタスクとして管理する

メールをタスクに変換する最も手軽な方法が「フラグ」です。フラグを付けたメールは自動的にタスクリストの「フラグを設定したメール」リストに表示されます。

フラグの付け方

• メールにマウスをホバーすると旗のアイコン（🚩）が表示されるのでクリックする
• 右クリック→「フラグの設定」→「今日」「明日」「来週」など期日を選択できる
• 「カスタム」を選ぶと具体的な日付と時刻を指定できる

フラグ付きメールをタスクとして確認する

• Outlookの「To Do」または「タスク」ビューに「フラグを設定したメール」というリストが表示される
• そのメールをクリックすると元のメールにジャンプできる
• 対応が完了したらフラグを右クリック→「完了としてマーク」でチェック済みにできる

Microsoft To Doとの同期を確認する

Microsoft 365のアカウントを使っている場合、OutlookのタスクはMicrosoft To Doに自動的に同期されます。

1. ブラウザでMicrosoft To Do（to-do.microsoft.com）にアクセスする
2. Outlookと同じMicrosoftアカウントでサインインする
3. 「タスク」リストにOutlookで作成したタスクが表示されることを確認する

タスクリストの表示を切り替える

Outlookのタスクビューでは、期間や状態でフィルタリングして表示できます。

ビューの種類	表示内容
今日	今日が期限または今日中のタスク
重要	優先度「高」のタスク
予定	期限が設定されている今後のタスク
すべて	完了済みを除くすべてのタスク
フラグを設定したメール	フラグ付きメールをタスクとして表示

タスクを完了にする・削除する

完了済みにする

• タスクの左のチェックボックスをクリックすると完了済みになる（取り消し線が付いてリストから消える）
• フラグ付きメールは旗のアイコンを右クリック→「完了としてマーク」をクリックする

削除する

• タスクを右クリック→「削除」をクリックする
• フラグ付きメールの場合はフラグを右クリック→「フラグのクリア」（フラグのみ削除、メールは残る）

定期タスク（繰り返し）を設定する

「毎週月曜日に週報を送る」「毎月末に請求書を確認する」といった定期的な作業はタスクの繰り返し機能で管理できます。

設定手順（従来のOutlookデスクトップ版）

1. タスクを開いて「タスク」タブ→「繰り返し」をクリックする
2. 繰り返しパターンを選択する（毎日・毎週・毎月・毎年）
3. 繰り返す日（例：毎週月曜日）と期間（終了なし・指定日まで・〇回繰り返す）を設定する
4. 「OK」をクリックして保存する

設定手順（新しいOutlook・Microsoft To Do）

1. タスクをクリックして詳細を開く
2. 「繰り返し」（更新アイコン）をクリックする
3. 「毎日」「毎週」「毎月」「毎年」「カスタム」から選択する

リマインダーでタスクの期限を通知する

タスクの期限が近づいたときにOutlookから通知を受け取ることができます。

リマインダーの設定

1. タスクを開く（または新規作成）
2. 「リマインダー」チェックボックスをオンにする
3. 通知する日時を指定する（例：期限の1日前の午前9時）
4. 設定した日時になるとOutlookのポップアップで通知される

タスクをメールで他の人に依頼する（タスクの委任）

従来のOutlookデスクトップ版では、タスクを別の人に割り当てる「タスクの依頼」機能があります。

1. タスクを開く（または新規作成）
2. 「タスク」タブ→「タスクの割り当て」をクリックする
3. 「宛先」に依頼する相手のメールアドレスを入力する
4. 「タスクのコピーをタスクリストに保持する」「進捗状況の更新レポートを送信する」のチェックを確認する
5. 「送信」をクリックすると相手にタスク依頼メールが届く

相手がタスクを承諾すると、タスクの所有権が相手に移ります。「進捗状況の更新レポートを送信する」をオンにしておくと、相手がタスクを完了したときに完了通知メールが届きます。

タスクビューを使いやすく切り替える（従来のデスクトップ版）

従来のOutlookのタスクビューでは、表示方法を変更してより見やすくできます。

1. 「タスク」ビューを開いた状態で「表示」タブをクリックする
2. 「現在のビュー」グループからビューを選択する

ビュー名	表示内容	向いているシーン
シンプルリスト	件名と期限のみをシンプルに一覧表示	タスク数が多く一覧確認したいとき
詳細リスト	件名・状態・期限・優先度・カテゴリをすべて表示	優先度・進捗で並べ替えたいとき
今日のタスク	今日期限のタスクのみ表示	今日やることだけに集中したいとき
次の7日間	今後7日以内が期限のタスクを表示	週の見通しを確認するとき
期限切れ	期限が過ぎたタスクを表示	未対応のタスクをまとめて確認するとき

まとめ

• Outlookのタスクはナビゲーションの「To Do」から作成・管理できる
• タスクには期限・リマインダー・優先度・繰り返し設定・メモが追加できる
• 繰り返しタスクは「繰り返し」ボタンで毎日・毎週・毎月などを設定できる
• リマインダーは指定日時にポップアップ通知される（Outlookが起動中のみ）
• メールのフラグ付けで簡単にタスク化でき、「フラグを設定したメール」リストで一覧確認できる
• タスクの委任（従来版のみ）で他の人に作業を割り当てて進捗確認できる
• Microsoft 365アカウントを使っていればTo DoアプリやWebでタスクが自動同期される