Outlookのフォルダー整理術｜作成・移動・階層化・お気に入り登録まで手順解説

受信トレイにメールが溜まって目的のメールを探すのに時間がかかる——そんな状況はフォルダーを活用することで改善できます。

この記事では、Outlookのフォルダー作成・メールの移動・サブフォルダーで階層化する手順から、お気に入り登録・仕分けルールとの組み合わせまでまとめて解説します。

この記事でわかること
・フォルダーを新規作成する手順
・メールをフォルダーに移動・コピーする方法
・サブフォルダーで階層化する手順
・フォルダーを「お気に入り」に登録して素早くアクセスする方法
・フォルダーの名前変更・削除・並び替えの操作
・仕分けルールと組み合わせて自動整理する方法
・効果的なフォルダー整理の考え方

コンテンツ

フォルダーを新規作成する
- 新しいOutlook・Web版の場合
- 従来のOutlook（2019/2021/Microsoft 365デスクトップ版）の場合
メールをフォルダーに移動する
サブフォルダーで階層化する
フォルダーを「お気に入り」に登録する
- 新しいOutlook・Web版の場合
- 従来のOutlookデスクトップ版の場合
フォルダーの名前変更・削除・並び替え
フォルダーの未読件数を確認する
仕分けルールと組み合わせて自動整理する
効果的なフォルダー整理の考え方
まとめ

フォルダーを新規作成する

新しいOutlook・Web版の場合

画面左のフォルダー一覧で、フォルダーを作りたい場所（アカウント名または受信トレイ）を右クリックする
「新しいフォルダーの作成」をクリックする
フォルダー名を入力してEnterで確定する

従来のOutlook（2019/2021/Microsoft 365デスクトップ版）の場合

フォルダーパネルで作成したい場所を右クリックする
「新しいフォルダー」をクリックする
フォルダー名を入力してEnterで確定する

✅ フォルダー名の付け方のコツ：「取引先」「社内連絡」「要対応」「完了済み」のように、メールの性質や対応状況で分けるのが一般的です。「2024年〇月」など時期で分ける方法もありますが、検索機能と組み合わせる場合は性質別の方が見つけやすくなります。

メールをフォルダーに移動する

ドラッグ＆ドロップで移動する

メールをフォルダーパネルの移動先フォルダーにドラッグするだけで移動できます。複数のメールをCtrlキーを押しながらクリックして選択してからまとめてドラッグも可能です。

右クリックメニューから移動する

対象のメールを右クリックする（複数選択可）
「移動」→移動先フォルダーをクリックする

「移動」ボタンから移動する（デスクトップ版）

メールを選択した状態で、リボンの「ホーム」タブ→「移動」をクリックする
一覧にないフォルダーは「その他のフォルダー」から選択できる

⚠️ 移動とコピーの違い：通常の「移動」はメールが移動先フォルダーに移り、元の場所からなくなります。コピーは右クリック→「コピー」を選ぶか、デスクトップ版では「移動」→「フォルダーにコピー」を選びます。重要なメールをバックアップ的に複数フォルダーに保持したいときにコピーが便利です。

サブフォルダーで階層化する

フォルダーの中にさらにフォルダー（サブフォルダー）を作ると、より細かく分類できます。

親にしたいフォルダーを右クリックする
「新しいフォルダーの作成」をクリックして名前を入力する

例えば、「取引先」フォルダーの中に「A社」「B社」「C社」を作るイメージです。

💡 階層は2〜3段までが管理しやすい目安です。深くしすぎると「どこに入れたか」を忘れやすくなります。サブフォルダーを作るより、仕分けルールで自動振り分けを設定した方が長期的に楽になることもあります。

フォルダーを「お気に入り」に登録する

よく使うフォルダーをお気に入りに追加すると、フォルダーパネルの最上部に表示されて素早くアクセスできます。

新しいOutlook・Web版の場合

お気に入りに追加したいフォルダーを右クリックする
「お気に入りに追加」をクリックする
フォルダーパネルの「お気に入り」セクションに表示される

従来のOutlookデスクトップ版の場合

フォルダーパネルで対象フォルダーを右クリックする
「お気に入りフォルダーに追加」をクリックする

「要対応」「確認中」など頻繁に確認するフォルダーをお気に入りに登録しておくと、受信トレイとの切り替えがスムーズになります。

フォルダーの名前変更・削除・並び替え

操作	方法
名前変更	フォルダーを右クリック→「名前の変更」→新しい名前を入力してEnter
削除	フォルダーを右クリック→「削除」（フォルダー内のメールも削除されます）
並び替え	フォルダーをドラッグして目的の位置に移動（お気に入りも並び替え可）

⚠️ フォルダーを削除するとフォルダー内のメールも一緒に削除（ゴミ箱に移動）されます。削除前にメールを他のフォルダーに移動するか、本当に不要かを確認してください。Exchange/Microsoft 365環境では削除後30日以内であれば「削除済みアイテムの復元」から回復できることがあります。

フォルダーの未読件数を確認する

フォルダーパネルでは各フォルダーの横に未読メール数が表示されます。

太字で表示されているフォルダー名：未読メールがあるフォルダー
フォルダー名の右の数字：未読メールの件数
サブフォルダーの未読は親フォルダーには集計されない場合があります（Outlookのバージョンによる）

仕分けルールと組み合わせて自動整理する

手動でメールをフォルダーに移動するのは手間がかかります。仕分けルールを設定すると、条件に一致するメールが届いた時点で自動的に指定フォルダーに振り分けられます。

設定の流れ：

自動振り分けしたいフォルダーを先に作成する
「仕分けルール」で「特定の差出人から届いたメールを○○フォルダーに移動する」という条件を設定する

仕分けルールの詳しい設定方法は、Outlookの仕分けルールの設定方法をご覧ください。

効果的なフォルダー整理の考え方

フォルダーを増やしすぎると管理が大変になります。次の考え方を参考にしてください。

フォルダー構成の例	用途
受信トレイ	まだ対応していない新着メールのみ残す
要対応	返信や作業が必要なメール
確認中	相手の返信待ちのメール
取引先（サブ：A社・B社）	取引先別のやり取り
社内連絡	社内からのメール全般
完了済み	対応が終わったメール（アーカイブ代わり）
ニュースレター・メルマガ	定期配信メール

✅ 「受信トレイ = 未対応のメールのみ」にするのがポイントです。対応済みのメールは「完了済み」フォルダーへ移動、または削除する習慣をつけると、受信トレイが常にスッキリした状態になります。Outlookの検索機能を使えば過去のメールも素早く見つけられるので、フォルダーを細かく分けすぎる必要はありません。