WordをPDFに変換する無料の方法｜レイアウト崩れを防ぐコツも解説
Wordで作った文書を相手に送るとき、そのまま送るとレイアウトが崩れたり、勝手に編集されたりすることがあります。PDFに変換して送れば、どの環境でも同じ見た目で、編集もされません。
この記事では、WordをPDFに変換する無料の方法を、レイアウト崩れを防ぐコツまで含めてわかりやすく解説します。Word本体の機能だけでできるので、アプリの追加もアップロードも不要です。
WordをPDFにするメリット
- どの環境でもレイアウトが崩れない
- 相手に勝手に編集されない
- Wordがない人でも開ける
- 印刷時の見た目が安定する
提出書類・見積書・案内状など、「完成版」を送るときはPDFが基本です。
方法1：「名前を付けて保存」でPDFにする
最も簡単なのが、Wordの保存機能を使う方法です。
- PDFにしたいWord文書を開く
- 「ファイル」→「名前を付けて保存」を選ぶ
- 保存場所を選ぶ
- ファイルの種類で「PDF」を選ぶ
- 「保存」をクリック
これだけで、同じ内容のPDFが作成されます。元のWordファイルはそのまま残ります。
方法2：「エクスポート」からPDFにする
- 「ファイル」→「エクスポート」を選ぶ
- 「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリック
- 保存場所とファイル名を指定して「発行」
「名前を付けて保存」と結果は同じです。やりやすい方を使ってください。
方法3：印刷機能でPDFにする
- 「印刷」（Ctrl+P）を選ぶ
- プリンターで「Microsoft Print to PDF」を選ぶ
- 「印刷」をクリックして保存
Word以外のソフトでも使える方法なので、覚えておくと便利です。
パスワード付きPDFにする
機密文書をPDFにするときは、パスワードをかけられます。
- 「名前を付けて保存」でファイルの種類を「PDF」にする
- 「オプション」をクリック
- 「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェック
- パスワードを入力して保存
詳しくはPDFにパスワードをかける方法で解説しています。
【重要】レイアウトが崩れる原因と対処法
WordをPDFにすると、まれにレイアウトが崩れることがあります。原因と対処法を知っておきましょう。
| 症状 | 原因 | 対処法 |
|---|---|---|
| フォントが変わる | 特殊なフォントを使っている | 標準フォント（游明朝・MS明朝など）を使う |
| 文字がずれる | スペースで位置調整している | タブやインデントで揃える |
| 図がずれる | 文字列の折り返し設定 | 画像を「行内」以外に設定する |
| 余白が変わる | 用紙サイズの設定 | 変換前に用紙サイズを確認する |
フォントの埋め込みを設定しておくと、相手の環境でフォントが変わるのを防げます。「名前を付けて保存」の「オプション」で「フォントの埋め込みが不可能な場合はテキストをビットマップに変換する」などの設定を確認しましょう。
変換後に必ず確認すること
- 文字や図がずれていないか
- フォントが意図したものになっているか
- ページ数が想定通りか
- リンクが機能するか（必要な場合）
送る前に、できあがったPDFを必ず開いて確認しましょう。
まとめ
WordをPDFに変換するなら、「ファイル → 名前を付けて保存 → PDF」が一番簡単です。Word本体だけでできるので、無料・安全です。レイアウト崩れを防ぐには、標準フォントを使うのがポイントです。
- 簡単：名前を付けて保存でPDF
- 機密文書：オプションでパスワード設定
- 崩れ防止：標準フォントを使う
逆にPDFをWordに変換したい場合は、PDFをWordに変換する無料の方法をご覧ください。PDFの他の操作もPDFを圧縮する方法で解説しています。
