Outlookのクイック操作とは？設定方法と時短活用テクニックを解説

Outlookでメールを処理していると、毎回同じ操作の繰り返し…と感じることはありませんか？

「このメールをフォルダに移動して、担当者に転送して、既読にして…」という一連の作業を毎回手動でやっているなら、クイック操作を使えば劇的に時短できます。

この記事では、Outlookの「クイック操作」機能の概要・設定方法・便利な活用例を、初心者にもわかりやすく解説します。

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Outlookの「クイック操作」とは？

クイック操作（Quick Steps）とは、よく行う複数の操作をひとまとめにして、ワンクリックで実行できる機能です。

たとえば次のような操作を、クリック1回で自動実行できます。

毎日繰り返す作業を大幅に削減できるため、メール業務の多い方には特におすすめの機能です。

クイック操作は、Outlookのホームタブのリボン中央付近に表示されています。

初期設定ではいくつかのテンプレートがあらかじめ用意されており、すぐに使い始めることができます。

Outlookのホームタブのリボンにある「クイック操作」グループの右下にある小さな矢印アイコンをクリックします。

または、既存のクイック操作ボタンを右クリックして「編集」を選択しても開けます。

「クイック操作を管理」ウィンドウが開いたら、左側の一覧の下にある「新規作成」をクリックします。

テンプレートの選択画面が表示されるので、用途に合ったカテゴリを選ぶか、「カスタム」で最初から自由に設定できます。

クイック操作にわかりやすい名前を入力し、実行したいアクションを追加します。

追加できる主なアクションの例は以下のとおりです。

「アクションを追加」ボタンで複数のアクションを組み合わせることもできます。たとえば「転送してフォルダ移動して既読にする」といった3つの操作をひとまとめにすることが可能です。

オプションでCtrl+Shift+数字（5〜9）のショートカットキーを割り当てると、キーボードだけで素早く操作でき、さらに時短になります。

設定が終わったら「完了」ボタンをクリックして保存します。

作成済みのクイック操作を変更したい場合は、対象のボタンを右クリックして「編集」を選択します。

削除したい場合は同様に右クリックして「削除」を選択します。

ホームタブの「クイック操作を管理」を開くと、全てのクイック操作を一覧で確認・並び替え・削除できます。

A. クイック操作はOutlook 2010以降に搭載された機能です。Microsoft 365のOutlookでも同様に使用できます。

A. Outlookの設定は基本的にローカル（PC本体）に保存されるため、別のPCでは再設定が必要です。ただし、職場のExchange Server環境では共有できる場合があります。

A. 2024年以降に切り替えが進んでいる「新しいOutlook」でも、クイック操作は利用できます。設定画面の場所が若干異なる場合がありますが、基本的な使い方は同じです。