Outlookのクイック操作とは？設定方法と時短活用テクニックを解説

Outlookでメールを処理していると、毎回同じ操作の繰り返し…と感じることはありませんか？「このメールをフォルダに移動して、担当者に転送して、既読にして…」という一連の作業を毎回手動でやっているなら、クイック操作を使えば劇的に時短できます。この記事では、Outlookの「クイック操作」機能の概要・設定方法・便利な活用例を、初心者にもわかりやすく解説します。

コンテンツ

Outlookの「クイック操作」とは？
クイック操作の表示場所
クイック操作の設定方法（新規作成）
おすすめの活用例3選
クイック操作を編集・削除する方法
よくある疑問Q&A
まとめ
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Outlookの「クイック操作」とは？

クイック操作（Quick Steps）とは、よく行う複数の操作をひとまとめにして、ワンクリックで実行できる機能です。たとえば次のような操作を、クリック1回で自動実行できます。

メールを指定のフォルダへ移動する
担当者にメールを転送して既読にする
宛先・件名・本文を事前設定した定型メールを開く

毎日繰り返す作業を大幅に削減できるため、メール業務の多い方には特におすすめの機能です。

クイック操作の表示場所

クイック操作は、Outlookのホームタブのリボン中央付近に表示されています。初期設定ではいくつかのテンプレートがあらかじめ用意されており、すぐに使い始めることができます。

初期テンプレート名	動作
チームへの転送	指定メンバーにメールを転送
マネージャーへの転送	上司へ転送
完了	メールを既読にして完了フォルダへ移動
後で	フラグを付けて後で対応
移動先：？	指定フォルダへ移動

クイック操作の設定方法（新規作成）

手順1：「クイック操作を管理」を開く

Outlookのホームタブのリボンにある「クイック操作」グループの右下にある小さな矢印アイコンをクリックします。または、既存のクイック操作ボタンを右クリックして「編集」を選択しても開けます。

手順2：「新規作成」をクリック

「クイック操作を管理」ウィンドウが開いたら、左側の一覧の下にある「新規作成」をクリックします。テンプレートの選択画面が表示されるので、用途に合ったカテゴリを選ぶか、「カスタム」で最初から自由に設定できます。

手順3：名前とアクションを設定する

クイック操作にわかりやすい名前を入力し、実行したいアクションを追加します。追加できる主なアクションの例は以下のとおりです。

メッセージを移動する（指定フォルダへ移動）
メッセージを転送する（宛先を設定）
新しいメールを作成する（宛先・件名・本文をあらかじめ設定）
既読にする
フラグを設定する
カテゴリを設定する

「アクションを追加」ボタンで複数のアクションを組み合わせることもできます。たとえば「転送してフォルダ移動して既読にする」といった3つの操作をひとまとめにすることが可能です。

手順4：ショートカットキーを割り当てる（任意）

オプションでCtrl+Shift+数字（5〜9）のショートカットキーを割り当てると、キーボードだけで素早く操作でき、さらに時短になります。設定が終わったら「完了」ボタンをクリックして保存します。

クイック操作を編集・削除する方法

作成済みのクイック操作を変更したい場合は、対象のボタンを右クリックして「編集」を選択します。削除したい場合は同様に右クリックして「削除」を選択します。ホームタブの「クイック操作を管理」を開くと、全てのクイック操作を一覧で確認・並び替え・削除できます。

よくある疑問Q&A

Q. どのバージョンのOutlookで使えますか？

A. クイック操作はOutlook 2010以降に搭載された機能です。Microsoft 365のOutlookでも同様に使用できます。

Q. 設定したクイック操作は別のPCでも使えますか？

A. Outlookの設定は基本的にローカル（PC本体）に保存されるため、別のPCでは再設定が必要です。ただし、職場のExchange Server環境では共有できる場合があります。

Q. 新しいOutlook（New Outlook）でも使えますか？

A. 2024年以降に切り替えが進んでいる「新しいOutlook」でも、クイック操作は利用できます。設定画面の場所が若干異なる場合がありますが、基本的な使い方は同じです。

まとめ

項目	内容
機能の場所	ホームタブ → クイック操作グループ
できること	複数操作のワンクリック自動実行
よくある用途	フォルダ移動・転送・定型メール作成
ショートカット	Ctrl+Shift+5〜9 を割り当て可能