研修の出席を記録したい。会議に誰が参加していたかを後から確認したい——Teamsには出席レポートという機能があり、参加時刻まで記録されています。

ただし使う前に知っておくべきことがあります。このレポートには、全員が載るとは限りません。出席証明として使うつもりなら、この記事を最後まで確認してください。

コンテンツ
  1. どこで見るか｜会議中と会議後で場所が違う
  2. 何が分かるか
  3. 見られるのは開催者だけ
  4. 核心｜全員が載るとは限らない
  5. レポートが出ないときの確認
  6. 大人数の会議での注意
  7. 開催者が退職するとレポートは消える
  8. よくある質問
  9. まとめ
  10. 参考・出典

どこで見るか｜会議中と会議後で場所が違う

タイミング 場所
会議中 会議の「ユーザー」→「参加者」ウィンドウ
会議後 招待の「出席」タブ、または会議チャット

会議後はダウンロードもできます。イベントの場合、終了から約5分後にチャットへ表示されます。

何が分かるか

出席レポートに含まれる情報です。

  • 参加した時刻
  • 退席した時刻
  • 会議への参加時間

さらにエンゲージメントレポートでは、会議中の行動が人数で分かります。

  • ミュートを解除した人数
  • カメラを有効にした人数
  • 手を挙げた人数
  • リアクションを使った人数
  • Q&Aで質問・回答・ディスカッションをした人数

誰が発言したかではなく、何人がその行動を取ったかという集計です。個人単位の発言記録ではありません。

見られるのは開催者だけ

出席レポートを表示・ダウンロードできるのは、会議の開催者（と共同開催者）に限られます。

一般の参加者には「出席」タブ自体が表示されません。「自分の画面には出ない」という相談の大半は、開催者ではないことが原因です。

意外なところでは管理者も見られません。Microsoftの公式ドキュメントにも、管理者は自分が開催していない会議のレポートを表示できないと明記されています。

ただし例外があり、会議から24時間以内であれば、Teams管理センターの「ユーザー」→「ユーザーの管理」→開催者を選択→「会議と通話」タブ→会議IDを選択→「参加者の詳細」から確認できます。

核心｜全員が載るとは限らない

ここが最も重要です。出席レポートは「参加者名簿」ではありません。

管理者が設定する「出席者をレポートに含める」というポリシーには4つの選択肢があり、既定値は「はい。ただし出席者はオプトアウトできます」です。

設定 動作
はい。ただしオプトアウトできます 既定。初期状態では全員含まれるが、本人が自分を除外できる
いいえ。ただしオプトインできます 初期状態では全員除外。本人が希望すれば含まれる
常時 全員含まれる。除外できない
しない 全員除外される

参加者はどうやって除外するのか

Teamsのプライバシー設定で、「出席レポートで自分を識別する」のトグルをオフにするだけです。管理者に申請する必要はありません。

つまり既定の設定のままなら、参加していても名前が載らない人がいます。

出席証明として使えるか

そのままでは使えません。勤怠管理や研修の受講証明に使うなら、事前に情報システム部門へ次の確認が必要です。

  • ポリシーが「常時」（オプトアウト不可）になっているか
  • 「出席者情報」が「すべて表示」（参加時刻・退席時刻を含む）になっているか

「出席者情報」には「参加者のみを表示」という設定もあり、これを選ぶと時刻と参加時間が除外されます。名前だけのリストになるということです。

レポートが出ないときの確認

症状 原因
「出席」タブがない 開催者ではない可能性が高い
開催者なのに出ない 管理者がポリシーを「オフ」にしている
以前は出たのに消えた ポリシー変更、または会議オプションでオフにしている
アプリに項目がない Teamsのバージョンが古い

既定のポリシーは「オンになっていますが、開催者はオフにできます」です。開催者自身が会議オプションで無効にしているケースもあるため、そこも確認してください。

その他の不具合はTeamsのトラブル解決まとめを参照してください。

大人数の会議での注意

120人以上が参加する会議では、会議中に見えるレポートに一部の出席者しか含まれません。

ただし会議後のレポートには全員が含まれます（オプトアウトした人を除く）。大規模なセミナーやウェビナーでは、会議中の画面で人数を数えないことです。

開催者が退職するとレポートは消える

見落とされやすい仕様です。イベントの開催者が組織を離れると、レポートは完全に削除され、取得できなくなります。

記録として残す必要があるなら、開催者の在籍中にダウンロードして別途保管するしかありません。Teams内に置いたままにしないでください。

会議の記録全般についてはTeams会議の録画・文字起こしもあわせてご覧ください。

よくある質問

Q. 出席レポートはどこから確認しますか？

会議中は「ユーザー」→「参加者」ウィンドウ、会議後は招待の「出席」タブまたは会議チャットです。会議後はダウンロードもできます。

Q. 参加者にも見えますか？

見えません。開催者と共同開催者だけです。管理者も自分が開催していない会議のレポートは表示できません。

Q. 参加したのに名前が載っていません

その人がオプトアウトしている可能性があります。Teamsのプライバシー設定で「出席レポートで自分を識別する」をオフにすると、レポートから除外されます。既定ではこの操作が可能です。

Q. 出席証明や勤怠管理に使えますか？

設定次第です。既定のままでは本人がオプトアウトできるため、全員が載る保証がありません。使うなら管理者にポリシーを「常時」にしてもらう必要があります。

Q. 参加時刻が表示されません

管理者の「出席者情報」設定が「参加者のみを表示」になっていると、参加時刻・退席時刻・参加時間が除外されます。

Q. 過去の会議のレポートを見られますか？

該当する会議の招待やチャットから確認できます。ただし開催者が組織を離れると完全に削除されます。必要なものは早めにダウンロードしてください。

まとめ

  • 確認場所は会議中＝「ユーザー」→「参加者」、会議後＝招待の「出席」タブ／会議チャット
  • 記録されるのは参加時刻・退席時刻・参加時間。エンゲージメントは人数の集計
  • 見られるのは開催者と共同開催者だけ。管理者も原則見られない（24時間以内は管理センターで可）
  • 全員が載るとは限らない——既定では参加者が「出席レポートで自分を識別する」をオフにして除外できる
  • 出席証明に使うならポリシーを「常時」に。時刻が要るなら「出席者情報＝すべて表示」も必要
  • 「出席」タブがない場合、まず自分が開催者かどうかを確認する
  • 120人以上では会議中のレポートが不完全。会議後のものを使う
  • 開催者が退職するとレポートは消える。必要ならダウンロードして保管する

参考・出典

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