Outlookの分類項目（カテゴリ）で色分けする方法｜フォルダーとの違いとIMAPでは使えない制約

メールをフォルダーに振り分けたら、今度は見つからなくなった——整理したはずなのに探す時間が増える、というのはよくある話です。

原因はフォルダーが「1か所にしか置けない」ことにあります。これを解決するのが分類項目（カテゴリ）です。受信トレイに置いたまま、色で分類できます。

フォルダーとカテゴリは役割が違う

	フォルダー	分類項目（カテゴリ）
置き場所	1か所だけ	受信トレイに置いたまま
複数付けられるか	できない	できる
見え方	開かないと分からない	一覧で色が見える
向いている用途	完了した案件の保管	進行中の案件の分類

「A社の見積もりで、かつ急ぎ」というメールは、フォルダーでは表現できません。A社フォルダーに入れれば急ぎであることが見えなくなり、急ぎフォルダーに入れればA社の案件だと分からなくなります。

カテゴリなら両方付けられます。しかも受信トレイから消えません。

フォルダーによる整理はOutlookのフォルダー整理術で解説しています。併用するのが現実的です。

カテゴリを割り当てる

新しいOutlookの場合

• メッセージを右クリックして「分類」を選ぶ
• または、リボンの「分類」ボタンから一覧を選ぶ

クラシックOutlookの場合

• メッセージを右クリックして「分類」を選ぶ
• または、リボンの「タグ」→「分類」から選ぶ

どちらのOutlookか分からない場合は新しいOutlookと従来版の違いをご覧ください。

自分用のカテゴリを作る

初期状態では色の名前がそのままカテゴリ名になっています。そのままでは使い物になりません。業務に合わせて作り直します。

新規に作る

リボンの「分類」→「新しい分類」で、名前と色を指定して保存します。

名前を変える

「設定」→「アカウント」→「カテゴリ」と進み、変更したいカテゴリの編集ボタンをクリックします。

名前の付け方

色そのものではなく、意味を名前にしてください。

• 悪い例——「赤」「青」「黄」
• 良い例——「要返信」「承認待ち」「A社」「経費」

一覧で見たときに何をすべきか分かる名前が、運用の続く条件です。

クイッククリック｜1クリックで付ける

毎回右クリックして選ぶのは面倒です。最も使うカテゴリは1クリックで付けられます。

クイッククリック分類項目は、特定のテーブルビューで設定できる既定の分類です。設定するとメッセージ一覧のカテゴリ欄をクリックするだけで割り当てられます。

設定はリボンの「タグ」→「分類」→「クイッククリックの設定」から行います。

「要返信」を割り当てておくと効きます。受信トレイを流し読みしながら、対応が必要なものに片っ端から印を付けられます。

ショートカットキーを割り当てる（クラシック）

クラシックOutlookでは、「すべてのカテゴリ」ダイアログの「ショートカットキー」ボックスから、カテゴリにキーを割り当てられます。

よく使う2〜3個だけ登録しておくと、分類の手間がほぼなくなります。ショートカット全般はOutlookのショートカットキー一覧にまとめています。

制約｜IMAPアカウントでは使えない

ここは事前に確認が必要です。

Microsoftの公式ドキュメントに、「IMAPアカウントでOutlookを使用している場合は、アイテムにカテゴリを割り当てることができません」と明記されています。

会社のメールがプロバイダーのIMAP接続で設定されている場合、この機能は使えません。設定の問題ではなく、アカウントの種類による制限です。

「分類の項目が出てこない」「グレーアウトしている」という場合、まずアカウントの種類を疑ってください。Microsoft 365やExchangeのアカウントなら使えます。

フラグとの使い分け

似た機能にフラグがあります。役割が違います。

• カテゴリ——何に関するメールかを分類する。複数付けられる
• フラグ——自分がやるべきことを示す。期限を設定できる

「A社」「見積もり」はカテゴリ、「今日中に返信」はフラグという住み分けです。フラグや未読管理は開封済み・未読とフラグの使い方をご覧ください。

運用を続けるコツ

• 数を増やしすぎない——5〜7個が限界です。増えるほど選ぶ時間がかかります
• 色に意味を持たせる——赤は緊急、青は社内、といった規則を自分の中で決める
• 仕分けルールと組み合わせる——特定の差出人に自動でカテゴリを付けられます（仕分けルールの設定方法）
• 定期的に見直す——使っていないカテゴリは消す

手動で付ける前提だと続きません。自動で付く部分を仕分けルールに任せ、判断が要るものだけ手で付けるのが現実的です。

よくある質問

Q. カテゴリはどこから設定しますか？

メッセージを右クリックして「分類」、またはリボンから選びます。クラシックOutlookはリボンの「タグ」→「分類」です。

Q. 「分類」が選べません

IMAPアカウントの可能性があります。公式にも、IMAPアカウントではアイテムにカテゴリを割り当てられないと明記されています。アカウントの種類を確認してください。

Q. カテゴリの名前を変えたいです

「設定」→「アカウント」→「カテゴリ」から、編集ボタンで変更できます。色の名前のままでは実務で使えません。

Q. 1つのメールに複数付けられますか？

付けられます。これがフォルダーとの最大の違いです。「A社」と「要返信」を同時に付けられます。

Q. もっと速く付けたいです

クイッククリックを設定すると1クリックで付けられます。クラシックOutlookならショートカットキーも割り当てられます。

Q. フォルダーとどちらを使うべきですか？

併用します。完了した案件の保管はフォルダー、進行中の分類はカテゴリという使い分けが現実的です。

まとめ

• フォルダーは1か所にしか置けないが、カテゴリは複数付けられて受信トレイに残る
• 割り当ては右クリック→「分類」。クラシックはリボンの「タグ」→「分類」でも可
• 作成は「分類」→「新しい分類」、名前変更は「設定」→「アカウント」→「カテゴリ」
• 名前は色ではなく意味で付ける（「要返信」「A社」など）
• クイッククリックで1クリック化、クラシックならショートカットキーも割り当てられる
• IMAPアカウントではカテゴリを使えない。設定ではなくアカウント種別の制限
• カテゴリ＝何に関するメールか、フラグ＝自分がやること
• 続けるには5〜7個に絞り、仕分けルールで自動化する

参考・出典

• Outlook で色のカテゴリを作成して割り当てる｜Microsoft サポート――新しいOutlookとクラシックOutlookそれぞれの割り当て手順、「新しい分類」での作成、「設定」→「アカウント」→「カテゴリ」での名前変更、クイッククリック分類項目の設定、クラシックOutlookでのショートカットキー割り当て、IMAPアカウントではカテゴリを割り当てられないこと