「PCを買い替えたときにOutlookのメールを引き継ぎたい」「大切なメールをバックアップしておきたい」という場合、PSTファイルの仕組みを知っておくことが必要です。

この記事では、PSTファイルの場所の確認・バックアップの手順・別PCへの移行方法・OSTファイルとの違いを解説します。

この記事でわかること
・PSTファイルとは何か（OSTとの違い）
・PSTファイルの保存場所を確認する方法
・PSTファイルをコピーしてバックアップする手順
・Outlookのエクスポート機能でPSTを作成する方法
・別のPCにPSTをインポートしてメールを引き継ぐ手順
・PSTファイルのサイズが大きくなったときの対処法
コンテンツ
  1. PSTファイルとは・OSTとの違い
  2. PSTファイルの場所を確認する
  3. PSTファイルをコピーしてバックアップする
  4. エクスポート機能でPSTファイルを作成する
  5. 別のPCにPSTをインポートしてメールを引き継ぐ
  6. PSTファイルのサイズが大きくなったときの対処
  7. PSTファイルが壊れたときの修復（scanpst.exe）
  8. 古いPSTファイルをOutlookで開く
  9. 自動アーカイブ（古いアイテムの整理）を設定する
  10. まとめ

PSTファイルとは・OSTとの違い

Outlookのデータはファイルとして保存されており、主に2種類があります。

ファイル 拡張子 用途・特徴
PSTファイル（Personal Storage Table） .pst メール・予定・連絡先などをローカルPCに保存するファイル。POP3アカウントや手動でエクスポートした場合に作成される。ユーザーが自由に場所を変更・コピー可能
OSTファイル（Offline Storage Table） .ost ExchangeサーバーやMicrosoft 365との同期用オフラインキャッシュ。サーバーのデータのローカルコピー。サーバーと再同期することで再作成できるため、バックアップとしての価値は低い
✅ Microsoft 365（Exchange Online）を使っている場合、メールはサーバー上に保存されています。PCを入れ替えても同じアカウントでサインインすれば自動的にメールが同期されるため、OSTファイルのバックアップは不要です。PSTへのエクスポートは「念のためローカルにもバックアップしたい」ときに使います。

PSTファイルの場所を確認する

従来のOutlookデスクトップ版の場合

  1. 「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」をクリックする
  2. 「データファイル」タブをクリックする
  3. 一覧でPSTファイルのパスが表示される
  4. 「ファイルの場所を開く」ボタンをクリックするとエクスプローラーでフォルダーが開く

一般的な保存場所：

C:Usersユーザー名DocumentsOutlookファイル（既定）

PSTファイルをコピーしてバックアップする

PSTファイルのバックアップは、ファイルをコピーするだけで完了します。

  1. Outlookを完全に終了する（タスクバーのアイコンを右クリック→「ウィンドウを閉じる」では不十分な場合があるため、タスクマネージャーでプロセスが終了していることを確認する）
  2. 前述の手順でPSTファイルの場所を確認する
  3. PSTファイルをコピーして外付けHDD・USBメモリ・OneDriveなど別の場所に保存する
⚠️ Outlookを起動したままPSTファイルをコピーしようとすると「使用中のため操作できません」とエラーになります。必ずOutlookを完全に閉じてからコピー操作を行ってください。

エクスポート機能でPSTファイルを作成する

特定のフォルダーだけをバックアップしたい場合や、別PCへのデータ移行用にPSTを作成したい場合はエクスポート機能を使います。

  1. 「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」をクリックする
  2. 「ファイルにエクスポート」を選択して「次へ」をクリックする
  3. 「Outlookデータファイル（.pst）」を選択して「次へ」をクリックする
  4. エクスポートするフォルダーを選択する（「受信トレイ」「すべてのフォルダー」など）
  5. 「サブフォルダーを含む」にチェックが入っていることを確認する
  6. 保存先とファイル名を指定して「完了」をクリックする

別のPCにPSTをインポートしてメールを引き継ぐ

  1. バックアップしたPSTファイルを新しいPCにコピーする（外付けHDDやUSBメモリ、OneDrive経由で移動する）
  2. 新しいPCでOutlookを起動してアカウントの初期設定を完了させる
  3. 「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」をクリックする
  4. 「他のプログラムまたはファイルからインポート」を選択して「次へ」をクリックする
  5. 「Outlookデータファイル（.pst）」を選択して「次へ」をクリックする
  6. コピーしたPSTファイルを参照して選択する
  7. インポート先フォルダー（既存のOutlookアカウントの受信トレイなど）を選択して「完了」をクリックする
✅ インポート時は「重複するアイテムの処理」で「重複するアイテムをインポートしない」を選んでおくと、すでに存在するメールの重複を防げます。

PSTファイルのサイズが大きくなったときの対処

PSTファイルが大きくなるとOutlookの動作が重くなることがあります。

対処法 内容
不要なメールを削除する 削除済みアイテムフォルダーを空にするだけでもサイズが減る
大きな添付ファイルを保存して削除 大容量の添付ファイルをPCに保存したあとメールを削除するとサイズが大幅に減る
PSTを圧縮する（最適化） 「ファイル」→「アカウント設定」→「データファイル」→「設定」→「今すぐ最適化」でファイルを圧縮できる
古いメールを別PSTにアーカイブ 「ファイル」→「ツール」→「古いアイテムの整理」で古いメールを別PSTファイルに移動できる
💡 PSTファイルの推奨最大サイズは50GB未満です。それ以上になると動作が不安定になることがあります。メールボックスの容量が逼迫している場合の具体的な対処はOutlookの容量がいっぱいのときの対処法もあわせてご覧ください。

PSTファイルが壊れたときの修復（scanpst.exe）

PSTファイルが破損するとOutlookが起動できなくなったり、特定のフォルダーが開けなくなることがあります。Windowsには「受信トレイ修復ツール（scanpst.exe）」が付属しており、PSTファイルを修復できます。

scanpst.exeの場所

Outlookのバージョンによって場所が異なります。エクスプローラーで以下のパスを検索してください。

  • Microsoft 365 / Outlook 2019/2021（64bit）：
    C:Program FilesMicrosoft OfficerootOffice16SCANPST.EXE
  • Microsoft 365 / Outlook 2019/2021（32bit）：
    C:Program Files (x86)Microsoft OfficerootOffice16SCANPST.EXE

修復手順

  1. Outlookを完全に終了する
  2. scanpst.exeをダブルクリックして起動する
  3. 「参照」をクリックして修復したいPSTファイルを選択する
  4. 「開始」をクリックすると診断が始まる
  5. エラーが見つかった場合は「修復」をクリックする（修復前にバックアップが自動作成される）
  6. 「修復が完了しました」と表示されたらOutlookを起動して正常に開けるか確認する
⚠️ scanpst.exeで修復できないほど破損が進んでいる場合は、バックアップから復元するしか手段がありません。定期的なバックアップが重要なのはこのためです。また修復ツールを実行しても「エラーなし」と表示された場合は、PSTではなく別の原因（Outlookの設定・プロファイルの破損）が考えられます。

古いPSTファイルをOutlookで開く

以前使っていたPSTファイルや、他のPCから持ってきたPSTを現在のOutlookで開く方法です。インポートとは異なり、PSTを「接続（追加）」することで現在のメールと並行して参照できます。

  1. 「ファイル」→「アカウント設定」→「データファイル」タブをクリックする
  2. 「追加」をクリックする
  3. 開きたいPSTファイルを選択して「OK」をクリックする
  4. フォルダーパネルに追加したPSTのフォルダーが表示される

参照が終わったら同じ「データファイル」タブから選択して「削除」することで接続を解除できます（PSTファイル自体は削除されません）。

✅ 古いメールを「アーカイブPST」として別途管理するのも有効な方法です。現在のメールは今のPSTで管理しつつ、2年以上前のメールは別のPSTに移してフォルダーパネルに追加しておくことで、必要なときだけ参照できます。普段は閉じておけばOutlookの動作が軽くなります。

自動アーカイブ（古いアイテムの整理）を設定する

一定期間を過ぎたメールを自動的に別のPSTファイルに移動する「自動アーカイブ」機能があります。メールボックスの肥大化を防ぐために有効です。

自動アーカイブの設定手順

  1. 「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」をクリックする
  2. 「自動アーカイブ」セクションの「自動アーカイブの設定」をクリックする
  3. 「〇日ごとに自動アーカイブを実行する」をオンにする
  4. 古いアイテムの定義（例：3か月以上前のアイテム）を設定する
  5. アーカイブ先のPSTファイルのパスを確認・変更する（既定：C:Usersユーザー名DocumentsOutlookファイルarchive.pst）
  6. 「OK」をクリックして保存する
設定項目 推奨設定
自動アーカイブの実行間隔 14日ごと（大量にたまる前に整理）
古いアイテムの定義 6か月以上前のアイテム（受信日が基準）
アーカイブ操作 「アーカイブファイルに移動する」（削除より安全）
💡 フォルダーごとに自動アーカイブの設定を個別に変えることもできます。フォルダーを右クリック→「プロパティ」→「自動アーカイブ」タブでそのフォルダー専用の設定が可能です。「受信トレイ」は6か月、「送信済みアイテム」は3か月などと使い分けると効果的です。

まとめ

  • PSTはローカル保存のメールデータファイル、OSTはExchange/Microsoft 365との同期キャッシュ
  • PSTファイルの場所は「ファイル」→「アカウント設定」→「データファイル」タブで確認できる
  • バックアップはOutlookを終了してからPSTファイルをコピーするだけ
  • 特定フォルダーのバックアップや移行用には「インポート/エクスポート」機能を使う
  • PSTが破損した場合はscanpst.exe（受信トレイ修復ツール）で修復を試みる
  • 古いPSTをOutlookに「追加」することで、インポートせずに参照だけすることもできる
  • 自動アーカイブを設定すると古いメールが自動的に別PSTに移動してメールボックスの肥大化を防げる
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